Die Software Zoom ist ein Tool für Videokommunikation (Videkonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmer_innen). Zoom eignet sich besonders für große Webmeetings, insbesondere für die Lehre.
Verwendungszweck: Zoom ist das Standard-Tool für die Abhaltung von synchronen digitalen und hybriden (Lehr-)Veranstaltungen.
Einsatz an der UWK: Zoom eignet sich hervorragend für Videokonferenzen, Lehrveranstaltungen und Events mit hoher Teilnehmer_innenzahl und/oder vielen UWK-externen Teilnehmer_innen.
Vorzüge: Zoom ist das am weitesten verbreitete Videokonferenz-Tool und erlaubt Teilnehmer_innen auch ohne persönlichen Account an Veranstaltungen mitzuwirken.
Inhaltsverzeichnis:
Zugang & Lizenzen
Lizenzen für UWK-Mitarbeiter_innen
Wenn Sie selbst Meetings anlegen und moderieren wollen, brauchen Sie einen eigenen Zoom-Account mit einer entsprechenden Lizenz. An der Universität für Weiterbildung Krems erhält jeder Mitarbeiter/ jede Mitarbeiterin eine Pro-Lizenz und kann somit völlig eigenständig mit Zoom (ohne Funktionseinschränkungen) arbeiten.
Ihren eigenen Account erreichen Sie über einen Single Sign-On Zustieg, für den Sie ihre UWK-Zugangsdaten benötigen (Achtung: Beachten Sie auch den Reiter für externe Mitarbeiter_innen).
Klicken Sie z.B. auf "Sign in" um Ihren Account in Betrieb nehmen zu können.
Lizenzen für externe Mitarbeiter_innen
Standardmäßig erhalten externe Mitarbeiter_innen keine eigene Lizenz. Auf Antrag können aber in begründeten Fällen Lizenzen vergeben werden (befristet auf 3 Monate). Senden Sie dazu ein Mail an tech.support@donau-uni.ac.at mit folgenden Informationen zu den externen Lehrbeauftragen:
- E-Mail (private Mail Adresse der Lehrenden - Achtung: auf diese Adresse darf noch keine Zoom-Lizenz laufen)
- Vorname
- Nachname
- Department
Sollen gleichzeitig mehrere Personen Zugang erhalten, so übermitteln Sie bitte ein Excel-File mit den oben angeführten Informationen in je einer separaten Spalte. Informieren Sie die Lehrenden vorab und machen Sie sie darauf aufmerksam, dass ein Aktivierungslink an die angegebene Adresse versendet wird.
Weisen Sie die Lehrenden bitte auch explizit auf die Zoom-Nutzungsbedingungen des Hauses hin. Stellen Sie Ihnen dabei auch den "Quickguide: Aktivieren des Zoom-Accounts für externe Lehrende" zur Verfügung.
Bedenken Sie, dass in diesem Fall die externen Mitarbeiter_innen selbständig Meeting-Räume anlegen und den Link an die Studierenden kommunizieren sollten.
Lehrgänge & Departments
Es besteht auch die Möglichkeit, eine allgemeine Zoom-Lizenz für Lehrgänge/ Departments zu beantragen. Voraussetzung ist die Verfügbarkeit einer allgemeinen Mail-Adresse (z.B. lehrgangsname@donau-uni.ac.at. Senden Sie eine Nachricht an tech.support@donau-uni.ac.at mit der entsprechenden Information.
Bitte geben Sie keinesfalls Ihre eigenen Zugangsdaten weiter! Sie loggen sich in Zoom mit Ihrem UWK-Account ein, eine Weitergabe der Zugangsdaten könnte weitreichende Folgen haben!
Webinar-Lizenz
Neben Meeting-Lizenzen (Pro-Lizenzen) verfügt die Universität für Weiterbildung Krems auch über Webinar-Lizenzen, die angefordert werden können.
Hier finden Sie eine Übersicht über die Unterschiede zwischen einer Meeting- und einer Webinar-Lizenz:
Sollten Sie eine Webinar-Lizenz benötigen, können UWK-Mitarbeiter_innen diese hier anfordern:
Hinweis: Dies ist nur für UWK-Mitarbeiter_innen (mit UWK-Account) möglich! Sollte für externe Lehrbeauftragte diese Lizenz notwendig sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Lehrgangsleitung.
Große Meeting-Lizenz
Falls Sie ein herkömmliches Zoom-Meeting abhalten möchten, jedoch mit mehr als 300 Personen rechnen, können Sie auch die Große Lizenz für bis zu 1.000 Teilnehmende beantragen.
Hinweis: Dies ist nur für UWK-Mitarbeiter_innen (mit UWK-Account) möglich! Sollte für externe Lehrbeauftragte diese Lizenz notwendig sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Lehrgangsleitung.
Anleitungen
Vor dem Meeting
Während des Meetings
Anleitung für Studierende
Neuerungen in Zoom an der UWK
Neue Zoom-Version installieren
Klickweg Aktualisierung des Zoom Clients
Folgendes Fenster scheint auf
Erfolgreiche Aktualisierung des Zoom Clients
Falls Sie das Feld "Update suchen" bei Ihnen nicht aufscheint oder die folgende Fehlermeldung am Zoom Client erscheint, bitte die unten stehende Anleitung umsetzen.
Aufgrund einer neuen Zoom-Version ist ein Update notwendig, das nicht in allen Fällen automatisch durchgeführt wird. Die Installation kann mithilfe folgender Anleitung oder durch Unterstützung durch den Tech Support durchgeführt werden.
Neue Funktionen
Hier finden Sie neue Funktionen, die Ihnen in Zoom zur Verfügung stehen mit dazugehörenden Informationen:
- Erweiterte Umfragen: Erweiterte Umfrage- und Quizfunktion für Meetings – Zoom Support
- Avatare (BETA): Take a Walk on the Wild Side with Avatars - Zoom Blog
- Whiteboard
Neue Funktionen Update Jänner 2023
Mit dem Update aus dem Jänner 2023 stellt Zoom einige verbesserte Funktionen zur Verfügung wie z.B.
- Optimierte zusätzliche Formatierung für Meeting-Chat
- Fortlaufender Meeting-Chat
- Breakout-Räume auf Basis von Umfrageergebnissen erstellen
- Unterstützung von Bildern im Warteraum
- Erweiterter Zugriff auf die Liste zum Anwesenheitsstatus der Teilnehmer_innen
Bitte lesen Sie genaueres in den Versionshinweisen des Zoom-Supports: Versionshinweis 16. Jänner 2023 und Versionshinweis 18. Jänner 2023
Geänderte Einstellungen
Sie können jegliche Einstellungen in Zoom über die Website donau-uni.zoom.us/ einsehen. Hier finden Sie einen Überblick über wichtige Einstellungen, die Sie betreffen:
- Standardmäßig aktivierter Warteraum bei allen Meetings
- Teilen von Dokumenten ist im Chat möglich
- Erweiterte Umfrage ist aktiviert
- Foliensteuerung kann aktiviert werden
- verschiedene Meetings sind gleichzeitig auf einem Desktop möglich
Bitte kontrollieren Sie regelmäßig Ihre persönlichen Einstellungen in Ihrem Zoom-Profil, da stets neue hinzukommen und Sie so alle Vorteile der Plattform ideal nutzen können!
Neuer Meeting Join Flow
Am 22. April wird Zoom einen neuen Workflow zum Beitreten eines Meetings ausrollen (zwei von drei verschiedenen Fenstern werden zusammengezogen - New Meeting Join Flow), für diesen verbesserten Workflow ist die Aktivierung der Funktion „neuer Warteraum“ auf Profilebene nötig und es wird von Zoom empfohlen, diese Funktion bereits davor zu testen. Bitte klicken Sie sich durch die verlinkte Homepage, um genauere Informationen zu erhalten. Neuer Meeting Join Flow.
Unterstützt wird beim neuen Join Flow nur die Client Version ab Höhe 5.12.0 - alle darunter liegenden Versionen bleiben beim aktuellen Join Flow. Wie Sie Ihre Version updaten können, erfahren Sie hier im ganz linken Reiter "Neue Version installieren" (entweder "Updates suchen" oder Deinstallation und Neuinstallation). Achtung: Screenshots möglicherweise nicht mehr ganz aktuell, Vorgehensweise nach wie vor gleich.
Aktivierung des neuen Warteraums
FAQs
Können Prüfungen online abgehalten werden?
Prüfungen können auch in virtuellen Räumen abgehalten werden. Stellen Sie aber sicher, dass die Identität eindeutig feststellbar ist (Kamera muss aktiviert sein) und Schummelmöglichkeiten weitestgehend vermieden werden.
Können digitale/hybride Veranstaltungen auch aufgezeichnet werden?
Ja, eine Aufzeichnung ist grundsätzlich möglich. Aufzeichnungen können z.b. genutzt werden, um eine Lehrveranstaltungsaufzeichnung im Nachhinein über Moodle verfügbar zu machen!
Wichtig ist:
Die TeilnehmerInnen müssen jedenfalls informiert werden über eine Aufzeichnung! In den Datenschutzerklärungen für Studierende, MitarbeiterInnen und externe Lehrende ist grundsätzlich die Aufnahme von digitalen Lehrangeboten erfasst, es ist daher keine explizite Einwilligung der Teilnehmenden zu den Aufzeichnungen erforderlich.
Dennoch:
- Nehmen Sie nur dann auf, wenn durch Aufnahmen tatsächlich ein Mehrwert entsteht!
- Bedenken Sie, dass eine Aufzeichnung unter Umständen die Anzahl und Offenheit der Wortmeldung einschränken wird und daher dem Erfolg einer Online-Veranstaltung entgegenwirkt!
- Bei Online-Prüfungen sind nach wie vor schriftliche Protokolle zu führen und aufzubewahren! Wir raten explizit davon ab, Prüfungen aufzuzeichnen.
- Der Datenschutz inkludiert das Recht auf Vergessen. Für alle Aufnahmen sind auch Löschfristen zu definieren! Sorgen Sie dafür, dass Ihre Aufzeichnungen gelöscht werden, sobald der Verwendungszweck nicht mehr gegeben ist!
- Videos verursachen große Datenmengen! Aufzeichnungen bitte nicht direkt auf den Moodle-Server hochladen, sondern über die Aktivität P2Go-Video auf dem UWK-Medienserver platzieren!
Wie kann ich eine Umfrage erstellen?
Umfragen können nur in der Webversion erstellt werden (nicht in der Zoom-App). Beim Erstellen eines Meetings in der Webversion kann die Umfrage angelegt werden.
Selbstlern-Angebot
Live Trainings-Angebot
